A ausência de um colaborador impacta as operações diárias de uma organização. Um afastamento pode repercutir nos prazos de entrega, qualidade do serviço e até na motivação da equipe.
Para mitigar esses efeitos, é fundamental desenvolver um plano de contingência que contorne essa ausência.
Passo 1: Identifique as funções críticas
Determine quais processos são cruciais e como a falta de um funcionário os afeta. Entenda as dependências entre colaboradores.
Passo 2: Redistribua as tarefas
Mantenha um inventário de habilidades da equipe. Desenvolva um plano de substituição detalhado e comunique-o a todos.
Passo 3: Documente os processos
Crie manuais e checklists detalhados para garantir que todas as etapas importantes de um processo sejam seguidas, mesmo na ausência do colaborador principal. Atualize-os regularmente para refletir as práticas atuais.
Passo 4: Realize treinamento cruzado
Capacite os colaboradores em diferentes posições. Mantenha registros atualizados das competências adquiridas.
Passo 5: Gerencie as demandas
Negocie prazos realistas com clientes e parceiros. Delegue tarefas de forma adequada, garantindo que os colaboradores não fiquem sobrecarregados.
Passo 6: Monitore continuamente
Avalie regularmente o plano de contingência e faça melhorias contínuas conforme necessário. Isso também será importante quando o colaborador afastado retornar ao trabalho.
De nada vale se a comunicação não for adequada
Estabeleça um plano de comunicação que detalhe como e quando a equipe será informada sobre afastamentos e redistribuição de tarefas. Identifique os canais mais eficientes para o seu time: reuniões presenciais, e-mail, mensagens instantâneas.
Lembre-se de manter um canal aberto para feedback, permitindo que a equipe expresse preocupações e sugestões. Ao adotar abordagens proativas e organizadas, as empresas podem garantir a continuidade das demandas e manter a eficiência operacional.
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