A quinta edição do Turbinar em 2022 reuniu a consultora de soluções em benefícios Maria Carolina Rodrigues e João Siqueira, diretor de tecnologia da informação da It’sSeg, para discutir como implementar um programa de benefícios flexíveis que contemple itens financeiros e seguráveis, respeitando a legislação e a realidade da empresa. O webinar foi transmitido no dia 14 de setembro.
Confira, a seguir, os destaques dessa conversa!
O que é um programa de benefícios flexíveis?
A inclusão de benefícios flexíveis tem se tornado cada vez mais comum nas empresas. Mas a flexibilização deve ser uma decisão estratégica, capaz de gerar bons resultados a médio e longo prazo.
Quando as empresas criam seu pacote de benefícios, elas estabelecem exatamente o que os funcionários poderão receber. Itens como plano de saúde, seguro de vida e algumas opções para a aposentadoria, por exemplo.
Porém, quando optam por flexibilizar os benefícios, ela cria um pacote mais amplo e inclui opções não tradicionais. Podemos citar: auxílio-creche, cursos de idiomas, associação a clubes e academias, medicamentos, entre outros.
“A implantação de benefícios flexíveis pode ser vista como uma mudança na cultura da empresa. Ou seja, já existe um investimento em benefícios por parte da companhia e ela adota este projeto para flexibilizar o pacote como um todo”, explica Maria Carolina Rodrigues.
Neste sentido, o modelo permite autonomia para o colaborador escolher os serviços da forma que preferir. Mas, esta seleção não é desregrada. Em geral, há um sistema de pontos que limita as opções. O funcionário recebe, por exemplo, 300 pontos e cada benefício pode “custar” entre 10 e 50 pontos. Dentro do seu limite, o colaborador pode encaixar as coberturas que desejar.
“Essa regra existe, pois, com a mudança no pacote de benefícios, pode ser necessário renegociar com os fornecedores, ou seja, quem libera os serviços para a empresa”, esclarece Maria Carolina.
Normalmente é indicado que, a cada ano, o funcionário faça uma ou duas trocas dessas coberturas (no início do ano ou a cada semestre). Dessa forma, ele poderá escolher os serviços que melhor se adequam ao seu estilo de vida naquele momento.
Com isso, os benefícios flexíveis permitem um protagonismo maior por parte do colaborador e, ao mesmo tempo, a empresa pode tomar decisões em relação ao uso deste programa.
Qual a diferença entre programa e cartão de benefícios flexíveis?
Os cartões de benefícios flexíveis estão ganhando força no mercado, mas são limitados em alguns sentidos e podem ser apenas uma parte de um programa mais amplo.
“O cartão é basicamente um cartão de benefícios financeiros. Nele, as empresas conseguem incluir os benefícios que podem ser pagos através de um cartão bandeirado. Isso, claro, já é uma vantagem para os colaboradores, pois poderão utilizar os auxílios financeiros em mais locais. Mas, quando a gente fala de um programa de benefícios flexíveis, trata-se da flexibilização de todo o pacote oferecido pela empresa, desde de itens seguráveis, como plano de saúde e seguro de vida, até estacionamento, política de home office, vales e inclusive o cartão monetário”, explica Maria Carolina.
Fases de implantação dos benefícios flexíveis
Em geral, implementar este modelo na empresa não é uma tarefa difícil. O processo é feito em 4 etapas:
1. Estudo de viabilidade: “Esta etapa é um trabalho de consultoria. Aqui o cliente compreende se é viável ou não para sua companhia ter um programa deste tipo. Ou seja, são analisados um conjunto de fatores para determinar se o projeto pode ser administrado pela empresa”, explica João Siqueira.
2. Desenho do programa: Nesta fase acontece a efetiva construção do modelo. São definidos quais benefícios farão parte do programa e as regras para que os colaboradores possam escolher seus pacotes. Com essas informações estabelecidas, o projeto pode ser implantado na empresa.
3. Comunicar os colaboradores: É importante ser transparente nesta parte do processo, explica Maria Carolina. “Nem todos os funcionários estão habituados com este modelo, ou seja, muitas pessoas não sabem escolher um pacote personalizado de benefícios, porque elas nunca tiveram essa oportunidade. Explicar como este programa funciona e a forma como o colaborador deve pensar antes de selecionar os serviços que deseja usufruir é um processo fundamental para o sucesso da adesão a este modelo”.
4. Gestão do programa: Esta é a fase final da implantação. Aqui, o setor da empresa responsável pela manutenção do programa precisa estar atento com o prazo de renovação dos pacotes e trocas que os colaboradores desejarem fazer. Portanto, a administração do projeto deve ser contínua.
Benefícios flexíveis e CLT: Existe alguma implicação?
A CLT tem regras rígidas para que haja uma distinção entre remuneração e benefício. Portanto, existem alguns cuidados que o RH deve ter com a fiscalização desse tipo de programa.
A fim de evitar qualquer problema com a lei, é preciso que a empresa faça um bom planejamento. Os especialistas explicam que, para começar, a mudança do modelo tradicional para o flexível deve ser estabelecida por meio de Acordo Coletivo de Trabalho.
Também é necessário fixar condições idênticas para funcionários de uma mesma categoria, isto é, mesma quantidade de pontos disponíveis, mesmo conjunto de opções, benefícios apresentando o mesmo “preço” em pontos. E benefícios que podem ser interpretados como salário devem ser eliminados do programa flexível.
Além do planejamento, a implementação ainda exige certos cuidados envolvendo o estabelecimento de processos adicionais de administração de pessoal, no sentido de registrar a atribuição dos benefícios. É essencial que a escolha periódica dos funcionários pelos benefícios seja documentada. Além de ser indispensável coletar a autorização por escrito do funcionário, quando o benefício implicar na realização de descontos em folha de pagamento (art. 462 da CLT).
As vantagens dos benefícios flexíveis
“A principal vantagem deste programa para o Recursos Humanos é a própria automatização de processos por meio de um sistema. Ou seja, tirar aquela dor de cabeça operacional do RH e fazer com que este setor concentre a sua força em atividades mais estratégicas”, comenta João Siqueira.
Outras vantagens também são observadas:
- Propicia a todos os funcionários a escolha de benefícios que se encaixam melhor às suas necessidades individuais;
- Garante que todos os colaboradores, independentemente de suas preferências pessoais, estejam mais satisfeitos com os benefícios recebidos;
- Com a satisfação, também há tendência de aumento na motivação da equipe e, consequentemente, na produtividade e no desempenho;
- Pode produzir um impacto positivo na atração e retenção de talentos; e
- Com o devido monitoramento do histórico de escolha dos funcionários, é possível desenhar estratégias para reduzir custos com benefícios.
Como vimos aqui, o programa de benefícios flexíveis pode ser uma ótima ferramenta de melhoria das estratégias de trabalho da sua empresa. No entanto, para garantir as vantagens desse modelo, é importante que sua implementação seja feita com atenção e planejamento.
