Com todos os documentos e cuidados que a admissão de funcionários exige, não é por acaso que muitas empresas consideram essa fase a mais burocrática. O processo pode ser bastante demorado. Da entrega da papelada até a digitalização dos dados no sistema, a espera pode levar semanas, segundo uma pesquisa realizada pelo Ibope.
Se ter profissionais qualificados é importante para alcançar os resultados pretendidos pela empresa, a admissão compõe a estratégia de negócios, junto com o recrutamento, seleção e a integração dos colaboradores. Um dos papeis da área de administração de pessoas é justamente minimizar recursos, esforço e tempo despendidos nessa tarefa.
A admissão pode influenciar diretamente os resultados
A formalização de um contrato de trabalho gera expectativas, tanto na empresa quanto no colaborador. A demora do processo pode impactar a imagem da companhia, do próprio departamento ou ainda afetar a contratação. De acordo com o Ibope, 36% das empresas já perderam candidatos nessa condição.
Por esses motivos, muitas passaram a permitir que os candidatos enviem os documentos por e-mail, em vez de ter que se deslocar até a empresa. Assim, o tempo de espera da admissão cai consideravelmente, além do custo do funcionário, que não precisa gastar com condução sem ter começado a trabalhar.
Mas com a documentação completa, o RH ainda tem outros desafios: conferir cada informação, agendar exames admissionais, preencher formulários, assinar termos, contratos, arquivar os documentos, digitalizar os dados e cadastrá-los no sistema. Por fim, solicitar os novos acessos, e-mail, crachá, materiais institucionais, etc. Multiplique esse cenário pelo número mensal de contratações da empresa. Se não houver um processo de admissão bem estruturado, o risco de acontecer alguma falha é grande.
Do e-mail para as plataformas de admissão
Uma solução que ganhou força nos últimos meses, impulsionada pelo avanço do coronavírus no país, foi a admissão virtual. Todo o processo acontece por meio de uma plataforma digital, como o Sistema de Benefícios da Oktuz. Nele, o candidato recebe um formulário online para preencher suas informações e anexar documentos, que são armazenados em nuvem e integrados ao eSocial, além das orientações a respeito do exame admissional e como enviar o resultado para a empresa.
Entre os benefícios da admissão virtual, destacamos três: ela centraliza o processo em uma única ferramenta; o armazenamento de dados se torna mais seguro e organizado; e como consequência da otimização do trabalho, a produtividade aumenta uma vez que a equipe passa a ter tempo para se dedicar a outras atividades.
Em geral, a contratação de novos funcionários precisa acontecer de forma eficiente para contribuir com os objetivos da empresa, e estar alinhada à cultura organizacional para caminhar na mesma direção. Já a consolidação do uso da tecnologia no RH, com as possibilidades que o digital oferece, parece um destino cada vez mais inevitável – e necessário.
