Seis passos para minimizar o impacto operacional de afastamentos

11 de julho de 2024

A ausência de um colaborador impacta as operações diárias de uma organização. Um afastamento pode repercutir nos prazos de entrega, qualidade do serviço e até na motivação da equipe.

Para mitigar esses efeitos, é fundamental desenvolver um plano de contingência que contorne essa ausência. 

 

Passo 1: Identifique as funções críticas

Determine quais processos são cruciais e como a falta de um funcionário os afeta. Entenda as dependências entre colaboradores.

 

Passo 2: Redistribua as tarefas

Mantenha um inventário de habilidades da equipe. Desenvolva um plano de substituição detalhado e comunique-o a todos.

 

Passo 3: Documente os processos

Crie manuais e checklists detalhados para garantir que todas as etapas importantes de um processo sejam seguidas, mesmo na ausência do colaborador principal. Atualize-os regularmente para refletir as práticas atuais.

 

Passo 4: Realize treinamento cruzado

Capacite os colaboradores em diferentes posições. Mantenha registros atualizados das competências adquiridas.

 

Passo 5: Gerencie as demandas

Negocie prazos realistas com clientes e parceiros. Delegue tarefas de forma adequada, garantindo que os colaboradores não fiquem sobrecarregados.

 

Passo 6: Monitore continuamente

Avalie regularmente o plano de contingência e faça melhorias contínuas conforme necessário. Isso também será importante quando o colaborador afastado retornar ao trabalho.

 

De nada vale se a comunicação não for adequada

Estabeleça um plano de comunicação que detalhe como e quando a equipe será informada sobre afastamentos e redistribuição de tarefas. Identifique os canais mais eficientes para o seu time: reuniões presenciais, e-mail, mensagens instantâneas.

Lembre-se de manter um canal aberto para feedback, permitindo que a equipe expresse preocupações e sugestões. Ao adotar abordagens proativas e organizadas, as empresas podem garantir a continuidade das demandas e manter a eficiência operacional.

 

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