No ritmo dinâmico do ambiente de trabalho, lidamos diariamente com uma variedade de tarefas. Algumas são complexas e exigem foco intenso; outras, mais simples e rotineiras, costumam parecer inofensivas.
É justamente nesse segundo tipo de atividade que mora um risco sutil: o acúmulo de pequenas demandas. Quando não gerenciadas, elas se somam silenciosamente e acabam comprometendo o desempenho em tarefas mais estratégicas.
O professor clínico de empreendedorismo Carter Cast aborda esse tema no artigo “Creating a less stressful work”, onde compartilha sua visão sobre como tornar o ambiente profissional menos estressante. Segundo ele, enquanto costumamos planejar e nos preparar para atividades complexas, as demandas corriqueiras acabam sendo negligenciadas, o que abre espaço para desorganização e sobrecarga.
O problema se agrava com a chegada de tarefas simples e inesperadas ao longo do dia. Essas interrupções fragmentam nossa atenção, exigindo esforço cognitivo adicional para retomar o raciocínio. O resultado é um foco constantemente desviado e, com isso, a produtividade começa a sofrer.
Com o tempo, a repetição desse ciclo leva à exaustão mental e reduz significativamente nossa capacidade de concentração. A sensação de sobrecarga cresce e os níveis de estresse acompanham essa escalada.
Como evitar que tarefas simples se tornem vilãs da produtividade
Cast recomenda organizar o dia em blocos de atividades: pensamento estratégico, comunicação e respostas, e reuniões. “Divida seu dia em períodos distintos e inclua pausas entre eles. Se você acha que uma reunião levará uma hora, reserve 90 minutos para ela”, orienta.
Outro ponto-chave é entender o grau de prioridade de cada tarefa e definir prazos claros para sua conclusão. Demandas sem prazo tendem a se acumular, aumentando a ansiedade e provocando adiamentos que resultam em prazos apertados.
Por fim, elimine o que não é essencial. “Corte as tarefas que não se alinham com seus objetivos maiores. Livre-se das que impedem você de focar no que realmente importa”, reforça Cast.
O papel dos líderes no controle do tempo
Líderes têm um papel essencial na gestão do tempo da equipe. Dar mais autonomia para que os colaboradores organizem suas rotinas permite que eles saiam do chamado “modo de resposta” — um estado contínuo de reatividade que impede o foco e favorece o esgotamento.
Mais do que isso, é preciso cultivar um ambiente em que todos se sintam seguros para expressar sentimentos, dúvidas e receios. Sem esse espaço de escuta, o estresse cresce silenciosamente até se tornar insustentável.
A liderança, portanto, deve apoiar a equipe na definição de prioridades e na proteção do tempo de cada um. Afinal, se você não ajudar seu time a estruturar sua agenda, alguém o fará — e nem sempre de forma construtiva.
