Você já deixou várias demandas simples acumularem? Boa parte dos trabalhadores já experimentaram essa sensação de sobrecarga e, acredite, não é nada saudável.
O professor clínico Carter Cast, no webinar The Insightful Leader Live, explica que nós, enquanto profissionais, temos a tendência de nos organizarmos para encaixar tarefas mais complexas em nossa rotina. Por outro lado, atividades corriqueiras, mas triviais para o andamento do trabalho, acabam em segundo plano sem a devida organização.
Existe também um agravante: pequenas demandas que surgem sem avisar. Segundo o professor, isso inclui e-mails e reuniões que precisam ser conciliados com outras atividades.
Por que as pequenas tarefas causam tanto estresse?
Embora individualmente sejam pequenas, quando somadas podem tomar boa parte da rotina. Com esse acúmulo, muitos funcionários caem na ansiedade e se sentem pressionados a executá-las rapidamente.
Esse sentimento de “demandas pendentes” sobrecarrega qualquer trabalhador, diminuindo a produtividade e a realização no trabalho. Diante disso, não é difícil imaginar que as pequenas atividades sejam um grande impasse no dia a dia.
Como priorizar o que é essencial?
Carter Cast orienta as pessoas a organizarem os dias em segmentos divididos em: pensamento estratégico, correspondências e respostas, reuniões. Dessa forma, elas não ficariam presas num ciclo de interrupções constantes.
“Divida seu dia em períodos distintos e dê uma folga entre os horários. Se você acha que a reunião vai levar uma hora, reserve 90 minutos para ela”, aconselha o professor.
Entenda se a tarefa é prioritária ou não e sempre estabeleça um período para finalizá-la. Atividades que não possuem data de entrega aumentam a sensação de acúmulo, além de colaborar para que a conclusão da demanda seja adiada e você trabalhe sempre com um prazo apertado.
Como os líderes podem ajudar no processo de organização?
O primeiro passo, e talvez o mais óbvio, consiste em eliminar as tarefas não essenciais.
“Em vez de aumentar a desordem, reflita sobre onde você e sua equipe podem causar o maior impacto no trabalho de vocês. Corte as tarefas que não se alinham com esses objetivos mais amplos. Elimine as demandas não essenciais que estejam impedindo os funcionários de se concentrarem no trabalho importante”, orienta Carter.
O professor também pede cuidado com o excesso de e-mails. “As equipes passam a maior parte do dia respondendo mensagens e participando de reuniões, o que muitas vezes resulta em pouco tempo para outras tarefas”.
Dê maior controle para os liderados estruturarem o tempo. Isso tira as pessoas do que Cast chama de “modo de resposta”, onde os liderados se desdobram para atender às necessidades dos outros.
Outro ponto essencial, de acordo com Cast, é cultivar uma cultura organizacional na qual as pessoas se sintam à vontade e seguras para expressar seus sentimentos, medos e dúvidas.
“Caso contrário, o estresse crescerá descontroladamente. Se não ajudar sua equipe a priorizar seus horários, outra pessoa o fará no seu lugar”, adverte o professor.
