O processo de recrutamento e seleção é, ao mesmo tempo, vitrine e porta de entrada de uma empresa. É nessa etapa que se define a agilidade no preenchimento de vagas e se formam as primeiras impressões de um novo colaborador.
Um exemplo recente ganhou destaque na imprensa: a Caoa Chery conduziu um processo seletivo com 24 etapas, no qual o candidato chegou a ser aprovado e a se preparar para assumir a posição. Porém, acabou reprovado posteriormente em um exame oftalmológico. O caso foi levado à Justiça e resultou em indenização por danos morais.
Mais do que o desfecho jurídico, esse episódio levanta um ponto de reflexão: processos longos podem comprometer tanto a experiência do candidato quanto a produtividade da empresa, especialmente quando não há clareza e objetividade na comunicação.
Time to Fill: por que acompanhar esse indicador
O time to fill mede o tempo médio entre a abertura de uma vaga e a contratação do novo colaborador. É um dos principais indicadores de eficiência em recrutamento.
No Brasil, segundo Glassdoor e Solides:
- 39 a 40 dias é a média nacional para o preenchimento de vagas;
- 15 a 20 dias úteis para vagas operacionais;
- cerca de 20 dias para cargos administrativos;
- até 90 dias em posições de liderança.
Em comparação, países como EUA e Austrália possuem processos mais ágeis, com média entre 32 e 35 dias.
Quando o prazo se estende além da média, os principais fatores costumam ser:
- excesso de etapas técnicas ou comportamentais;
- necessidade de alinhamento entre diferentes áreas;
- realização de testes e entrevistas complementares.
Aqui, o ponto de atenção é garantir que, mesmo em processos longos, os candidatos tenham clareza sobre etapas, prazos e critérios de avaliação.
“Muitas vezes os recrutadores preferem dar o feedback negativo somente no final de todo o processo, o que gera desconforto e ansiedade para os candidatos que aguardam uma resposta. É essencial fechar ciclos a cada etapa e comunicar com clareza.” — Thaís Camargo, diretora de Gestão, Gente e Cultura na Acrisure.
Escassez de talentos e o impacto no time to fill
A escassez de talentos no Brasil afeta principalmente setores como TI, logística e energia, atingindo cerca de 81% dos empregadores – acima da média global de 74 %. O déficit é especialmente crítico em tecnologia, onde estão previstas 530 mil vagas até 2025, mas apenas 53 mil profissionais se formam por ano.
O descompasso entre oferta de vagas e qualificação profissional mantém o mercado em uma constante disputa por talentos, pressionando salários e alongando os processos seletivos.
Pontos de atenção em processos seletivos
Casos como o da Caoa reforçam a necessidade de revisão constante das práticas de recrutamento, especialmente:
- Aspectos legais: critérios claros e fundamentação técnica garantem transparência e reduzem riscos jurídicos.
- Imagem da marca empregadora: a forma como o candidato é tratado — do cadastro ao feedback final — impacta diretamente a reputação da empresa no mercado de trabalho.
- Continuidade das operações: manter vagas abertas por muito tempo afeta prazos e produtividade. Monitorar o time to fill ajuda a alinhar expectativas e recursos.
“Sempre que uma vaga ainda está com indefinições, o mais prudente é suspender ou congelar a contagem do prazo. Isso evita desgaste na relação recrutador x candidato e mantém a produtividade do time”, recomenda Thaís.
Manter uma posição aberta custa muito para as empresas
Segundo levantamento do site Vagas For Business, um processo completo de recrutamento (incluindo anúncio, triagem, entrevistas, seleção e onboarding) consome, em média, 53 horas de trabalho, o que representa aproximadamente R$ 2.405 apenas com o tempo do recrutador.
Além disso, o custo total de um processo seletivo pode variar entre 10% e 25% do salário anual da vaga. A ausência de um colaborador compromete a produtividade da equipe, que precisa absorver tarefas extras, aumentando a sobrecarga, o estresse e, em alguns casos, a queda na qualidade das entregas.
O impacto ultrapassa o time imediato: metas e prazos podem ser prejudicados, afetando o desempenho geral da equipe e, em situações mais críticas, resultando em perdas financeiras ou oportunidades de negócio.
Como equilibrar agilidade e qualidade no recrutamento
Algumas boas práticas podem ajudar empresas a reduzir o time to fill sem renunciar a rigor na avaliação:
- Mapear bem o perfil da vaga: definir competências técnicas e comportamentais essenciais.
- Estruturar etapas de forma objetiva: evitar repetições e atividades desnecessárias.
- Manter comunicação constante: informar prazos, critérios e próximos passos a cada fase.
- Integrar exames e testes de forma estratégica: aplicar apenas quando realmente necessários.
- Usar tecnologia a favor: sistemas de gestão de recrutamento centralizam dados e agilizam processos.
Mais do que contratar rápido: contratar com eficiência.
O acompanhamento do time to fill é uma prática que otimiza recursos, fortalece a experiência dos candidatos e contribui diretamente para os objetivos de negócio.
Empresas que investem em processos seletivos bem estruturados, transparentes e consultivos conquistam não apenas talentos, mas também reputação sólida como empregadoras.
Seu RH mede o tempo médio de contratação?
